案例研究

OnSide Youth Zones如何大幅减少其人力资源管理

2021年5月27日 由Jyoti Rambhai

升级到劳动力管理系统解放了管理人员,并让员工对自己的时间有更多的控制权

这个问题

在2021年,利用技术来执行基本(或有时不那么基本)的人力资源职能是司空见惯的事。但OnSide Youth Zones——一家为来自贫困地区的年轻人提供一系列活动和支持的慈善机构——直到最近仍在使用手工和纸质流程来完成工资发放和其他行政任务。

员工需要填写纸质工时表,每周结束时,经理会收集并批准工时表,然后发给业务管理人员,业务管理人员会把所有工时加起来,并将信息发送到工资单上。“这是一个非常艰难的过程,”OnSide Youth Zones的系统实施经理邓肯·霍尔(Duncan Hall)说。“处理工资单要花整整三天时间,因为太耗时了。”

霍尔强调的这一过程的其他问题包括数据和工作时间的不一致和不可靠记录,这很容易出错,没有适当的审计跟踪。

解决方案

2017年,OnSide Youth Zones与劳动力管理提供商UKG合作,在其14个中心中的4个试用其软件。该系统使该慈善机构能够简化所有行政程序,更平均地将工作量分配给中心的管理人员,并有效地跟踪诸如缺勤和员工空闲等情况。

霍尔说,因为每个青年地带都是一个独立的慈善机构,其大部分资金来自当地的企业和委员会,该系统使该组织能够知道“我们到底把钱花在了哪里”。

该软件现在已成为该慈善机构标准模式的一部分,并将在包括新中心在内的青少年区推广。

结果

“这是一件改变游戏规则的事情,”Wigan OnSide青年区人力资源和办公室经理丽莎·波特(Lisa Potter)说,该公司已于2020年9月实施了这个新平台。“它把所有权还给了经理们,解放了我在后台办公室的时间,所以我不会为了时间表上的清晰度或信息而追逐他们。它终于让我们进入了21世纪。”

事实上,引入该软件已将管理人员的管理时间减少到每隔一天仅10分钟,用于发薪任务的时间也减少了60%以上。

此外,霍尔表示,该系统还有助于提高员工的敬业度和责任感。他解释说:“这让员工对自己的时间有了更多的控制权——他们可以预订年假,或者在舒适的家中,他们可以查看时间表,在他们真正收到工资单之前就知道自己的工资是多少。”“所有这些都促使员工更加投入,每个人都在管理时间和离职方面发挥自己的作用。”

人力资源个案经理(发展计划)

人力资源个案经理(发展计划)

伯明翰,克罗伊登,达勒姆,曼彻斯特和罗切斯特

£24,002 -£36,772(取决于地点)

司法部

人力资源运营经理

人力资源运营经理

特伦特河畔斯托克

有竞争力的

Hillside(共享服务2018)有限公司

高级人力资源经理

高级人力资源经理

敏捷-威勒尔,默西塞德郡

£57988 -£60849

威勒尔委员会

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