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人力资源协作软件指南

2021年5月27日 由Jyoti Rambhai

随着混合工作环境成为新常态,拥有合适的技术至关重要。但是,当企业从市场上的大量选择中选择时,应该考虑什么?

无论你使用的是Teams、Zoom、Meet、Slack还是其他平台,当Covid迫使员工无限期在家工作时,大量组织不得不迅速实施在线协作工具,并表示平台的用户数量因此呈指数级增长。仅Zoom在2020年4月的使用量就增加了30倍,2020年最后三个月的销售额比2019年同期增长了370%。

现在疫情已经过去一年多了,随着封锁限制的放松,企业正在重新考虑其工作模式,并考虑随着越来越多的员工选择家庭和办公室工作相结合,这些工具如何适应他们的未来。但对于那些匆忙实施解决方案、不熟悉其全部功能或不确定还有什么可用的组织来说,很难知道他们当前的设置是否可以改进。

人事管理探讨了协作平台可以为企业及其员工提供什么,并深入研究了不同产品的优缺点。

什么是协作技术?

协作技术是一种软件,主要基于云,旨在促进办公室和远程的小组工作。协作工具有三种类型:通信、会议和协调。

顾名思义,通信软件使团队能够轻松地相互交谈,特别是在不同地点工作时。Slack和G-chat等即时消息应用就是通信工具的例子。

Zoom、谷歌meeting和Microsoft Teams等会议软件有两个核心功能。第一种是允许两个人或更多的人通过视频进行交流;其次,它能让群组共享他们的屏幕,同时访问应用程序和文档。

协调技术具有团队合作和任务工作两种功能,使团队能够高效地处理项目和管理进度。示例包括Trello、Monday和Asana,以及一系列电子日历。

哪种软件适合您的业务?

对于那些去年匆忙引进协作软件的公司来说,《财富》200强(Fortune 200)前首席营销官、转型咨询公司Dare的创始人丽塔•特雷汉(Rita Trehan)表示,现在是“停下来回顾一下”的好时机。她补充道:“许多企业以前的想法是,他们需要6年时间来建立一个技术平台,或者需要2年时间让所有人接受这个想法。”“但大流行使他们能够以不同的方式看待问题,并向他们展示,当你有意愿做某事时,你可以让它发生——而且是迅速发生。”

在分析他们目前的平台时,Trehan说公司应该避免看“什么还不好”,而应该考虑他们能从中得到什么。她解释说:“快速调整和改变的能力告诉你组织的敏捷性、适应性和灵活性。这可能不是百分之百的完美,但这是一件好事。”。

那么,您如何决定哪种平台适合您的公司呢?咨询公司Swift HR的创始人纳塔莉·斯威夫特(Natalie Swift)表示,无论你最近是否投资过协作软件,还是在大流行前使用过协作软件,领导者应该做的第一件事就是确定公司的需求。她说:“当你确定业务需求时,你必须清楚地表明你是在考虑员工的情况下建立新系统的。因此,请咨询他们,找出他们熟悉的技术以及运营需求。”。

“对于那些不愿改变的员工来说,让他们参与决策过程是让他们参与进来的好方法。一旦你确定了需求,你就可以研究适合这些需求的技术,并决定组织的正确平台。”

但是有那么多平台提供类似的功能,你该如何选择呢?特雷汉表示,企业有一种倾向,即“假设他们只需要一个平台”或一个定制的架构,但“如果我们想真正向前发展,这可能不是最好的决定”。她解释说:“疫情爆发时,我们在几个行业看到了这种情况。”“银行业和保险业一直采取规避风险的方式。因此,当我们转向远程工作时,该行业的许多人无法完成日常工作,因为他们没有一个基于云的系统。

“虽然出于安全原因,他们需要适当的协议和结构,但这不仅强调了转型和变革的必要性,还强调了行业是否需要重新思考其商业模式。”

她补充说,有时最好的选择是研究各种软件如何相互集成和工作,以确保团队能够有效地沟通、协调和协作。

这正是数字营销机构Best Response Media选择做的事情。该公司使用谷歌的G-suite,该套件附带谷歌会议、G-chat、文档和日历共享等功能,同时还使用Slack和其他项目管理工具。人力资源运营专家杰西卡·索尔特(Jessica Salter)表示,该组织的协作工具已经建立了几年,因为其员工在流感大流行之前经常远程工作,并且在世界各地都有员工和客户。她告诉人事管理部:“我们使用Slack作为内部沟通工具,因为我们发现它与我们用来完成工作的各种其他软件集成得非常好。”。

“项目经理使用Jira,一种开发工具,它与Jira以及我们的Gmail和日历集成。我们最近添加了PolyAI,它使我们能够通过Slack轻松高效地在员工中进行民意调查和调查。”

有哪些替代方案?

当然,在英国第一次进入封锁状态时,并不是每个组织都引进了协作软件,有些组织至今还没有。这在一定程度上是因为一些公司将远程工作视为一种短期行为,因此,他们转而使用Swift所称的“影子IT”找到了解决办法。斯威夫特解释说,影子IT是“员工正在使用的未经批准的软件解决方案,作为替代方案”,但尚未得到公司的批准。这可以是从建立WhatsApp组到使用个人电话和笔记本电脑的任何内容。

例如,虽然WhatsApp已被用于取代桌面聊天或高效协作,但在将其用于工作目的时,仍会出现一些问题。其中之一就是包容性。斯威夫特表示,WhatsApp的聊天群往往不受管理层的监督,因此形成了小圈子。她表示:“在更广泛的团队中,我们发现有时只有经过筛选的人才会被加入聊天群。”“他们在工作上合作得很好,聊天似乎也很有效率。但不让某些人参与,就是故意不包容,这可能会抑制团队中其他不在团队中的人的表现。”

此外,由于这些组织不受高级管理层的监督,斯威夫特说,在过去12个月里,影子IT报告的事件数量激增——主要是种族主义或性别歧视的不当言论。“我曾处理过许多纪律问题,其中一人在聊天中变得非常不舒服,并将截图发布给雇主。然后雇主不得不对一些人采取行动,”她解释道。

“我有一个案例导致两人被解雇,另外两人给出了最后的书面警告,另外两人给出了书面警告,其他人得到了非正式处理。不幸的是,这是一个集体聊天的性质。对于这些纪律人员,只需一个人就可以向管理层报告ca的雪崩“这将发生。”

另一个问题是网络安全。个人手机上的WhatsApp信息备份通常不是这样,一些数据是与Facebook共享并由Facebook持有的。斯威夫特警告说,这意味着任何个人或敏感商业信息都存在数据泄露的实际风险。在谷歌地图上使用个人账户的员工也存在安全问题。例如,如果一名护理人员前往不同患者的家提供护理,并在其个人手机上使用谷歌地图获取方向,谷歌地图将保留这些地址。斯威夫特警告说,事实上,谷歌地图将保存他们访问过的地区内每个易受攻击的人的家庭地址,如果他们的帐户被黑客入侵,这些信息对欺诈者来说可能是有价值的。他补充说,当不使用适当的协作工具时,企业“需要意识到这些漏洞”。

你需要协作工具吗?

Trehan说,这种流行病加速了企业投资协作软件的需求,现在“真正需要的是企业不要退回”旧的工作方式。因此,向前迈进是这些工具到位的关键好处之一——这是“认识到包容性和协作的新时代”,包括远程和办公室工作的混合方法。

对于Swift来说,虽然协作和协调是最大的好处,特别是在项目中使用Trello和Azure等工具时,她认为,在疫情期间,它也在绩效管理和员工福利方面发挥了关键作用。她解释道:“任何虚拟团队成功的关键在于建立信任和社会凝聚力,而要做到这一点,你需要良好的协作和沟通系统。”

“因此,它不仅将这些平台用于基于工作的目的,还用于团队之间的联系,例如留出时间了解新员工或了解团队成员的个人情况。这有助于建立关系,尤其是现在。”

哪个站台对你合适?

协调应用程序

Trello 体位法 星期一 波迪奥
留言板/仪表板 Y Y Y Y Y
任务/项目清单 Y Y–无限制 Y Y Y
分配任务/项目 Y Y Y–仅限付费订阅 Y
在实时/活动日志中监控项目进度 Y–仅限付费订阅 Y Y–仅限付费订阅 Y Y
时间线 Y–仅限付费订阅 Y–仅限付费订阅 Y–仅限付费订阅 Y
时间表/电子日历 Y–仅限付费订阅 Y Y–仅限付费订阅 Y Y–仅限付费订阅
文件共享 Y–通过Dropbox Y Y Y Y
与其他应用/平台集成 Y–仅限付费订阅 Y Y–仅限付费订阅 Y Y–与Google Drive和Microsoft 365的基本集成
用户限制 无限的 最多15名队友 免费版最多两个 免费版最多两个
存储 无限的 无限的 免费版600GB 无限的 免费版2GB
移动应用 Y Y Y
附加功能 缩放积分 甘特图
成本

免费的

订阅费用从每个用户每月10美元起

免费的

每个用户每月9.49英镑的保费

免费的

每个用户每月的订阅费为7英镑

免费的

每个用户每月的订阅费为7.2美元

免费的

每个用户每月9.80美元的订阅费


通讯和会议应用

松弛 Google Meet/G-chat 微软团队 变焦 莱佛 一大群 Basecamp
即时通讯 Y Y Y Y Y Y
视频会议 Y Y Y–免费版最多60分钟 Y–免费版最多40分钟 Y Y–仅在付费的情况下
记录会议 Y–通过第三方应用程序 Y -只有G-suite订阅 Y–仅通过Microsoft订阅 Y–仅限付费订阅 Y–仅限付费订阅
音频通话 Y Y Y Y–仅限付费订阅的手机功能 Y Y–仅限付费订阅
屏幕共享 Y Y Y Y Y–一次通话最多五个用户 Y–仅限付费订阅
文件共享 Y Y–G-suite的一部分 Y–Microsoft 365的一部分 Y -从Dropbox,谷歌驱动器或Box.com Y Y
创建不同的频道/组 Y Y Y Y Y Y–仅适用于付费版本。免费版提供10个公共频道 Y
与其他平台/应用程序集成 Y–免费版上最多10个第三方应用 Y Y Y Y Y–仅限付费订阅 Y
移动应用 Y Y Y Y
存储限制
5GB的免费版本。标准版每位会员10GB,加号版每位会员20GB G-Suite初学者软件包中每个用户30GB。2TB、5TB和无限制的高级订阅 免费版本上每个用户10GB。每个组织1TB,每个许可证10GB,付费订阅 每个许可证1GB云记录 500GB
安全 Y–仅限付费订阅 Y Y–免费版基础 Y Y Y
附加功能 付费套餐上的社交媒体流 任务管理。消息流/ RSS提要 留言板。待办事项列表计划
成本

标准订阅费:每月5.25英镑

加上订阅费:每月9.75英镑

G-Suite初学者:每个用户每月4.14英镑

标准:每个用户每月8.28英镑

免费的

每个用户每月从3.80英镑起享受Microsoft 365套餐

免费的

每个许可证每年支付119.90英镑的订阅费

从每月49美元起

免费的

每个用户每月4.50美元的付费订阅

每月99美元
南约克郡警察局人事和组织发展负责人

南约克郡警察局人事和组织发展负责人

谢菲尔德,南约克郡

薪酬为72933英镑-79878英镑,按高管5级计算,外加丰厚的员工福利。

南约克郡警察局

人才开发领导

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德比郡马特洛克

全职年薪32913.00英镑-36155.00英镑

德比郡郡议会

领导力发展领导

领导力发展领导

德比郡马特洛克

每年32913英镑-36155英镑

德比郡郡议会

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